¿Regresamos a la oficina? Consejos para evitar problemas de comunicación en la nueva normalidad

(CNN) — ¿Encenderemos nuestras cámaras web hoy? ¿Es poco profesional enviar un emoji a tu jefe? ¿Puedo usar pantalones de yoga para trabajar? A medida que las videoconferencias reemplazaron a las salas y los mensajes directos desplazaron la charla junto al dispensador de agua, los trabajadores de una amplia gama de industrias comenzaron a hacer preguntas que nunca antes habían hecho y cambiaron la forma en que ven su trabajo.

Para algunos, trabajar desde casa significa más productividad. Otros anhelan la socialización que conlleva encontrarse con un compañero de trabajo en el pasillo.

Muchas empresas están haciendo que los trabajadores vuelvan a la oficina. Sin embargo, ante el aumento de la variante delta de covid-19, muchos empleadores mantienen al menos en alguna medida el trabajo desde casa.

Las dificultades para comunicarse con compañeros de trabajo a distancia no van a desaparecer, pero hay formas de combatirlas.

Las videollamadas y el trabajo remoto

Lori Smith trabajó como gerente de la oficina regional en Truist Bank en Atlanta durante el pico de la pandemia.

Según le dijo a CNN, la gente de su empresa se sintió alentada originalmente por el cambio que vino con el trabajo desde casa al comienzo de la pandemia. Pero eso se convirtió en trabajo pesado y tuvo que pensar en cómo motivar a la gente nuevamente.

Smith contó que cambiar hacia las reuniones virtuales fue de gran ayuda, para aquellos lo suficientemente valientes como para encender su video.

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“Tienes que ser muy flexible y adaptarte”, dijo. “Si algo no funciona, tienes que cambiar de técnica, cambiar de estrategia, probar algo nuevo. Si eso no funciona, pasas a la siguiente”.

Sarah Chapman, quien durante el año pasado trabajó como gerente de redes sociales en Dayton, Ohio, dijo que encender la cámara en las reuniones virtuales tuvo un gran rol en mantenerse comprometido. Así fue cómo su empresa, en parte, pudo mantener una cultura sólida.

“Si enciendes tu cámara, otras personas lo harán”, dijo. “Tienes que ser realmente bueno con las herramientas”.

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Estas reuniones también brindan la oportunidad de conversar sobre temas no relacionados con el trabajo. Esto puede ayudar a satisfacer la necesidad de socialización en personas extrovertidas que se pierden las charlas breves de la oficina, dijo Tatiana Matthews, consejera profesional y de rehabilitación certificada en Atlanta Specialized Care, quien hace consultas laborales.

Este tipo de interacción requiere más planificación en un entorno remoto, dijo a CNN John Daly, profesor de comunicación y gestión en la Universidad de Texas en Austin. Daly recomienda establecer tiempo extra antes o después de las reuniones para tener esa conversación informal.

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“Tienes que ser más intencional con tu comunicación cuando estás lejos”, dijo Daly. “Tienes que planificar cosas que normalmente habrían sido espontáneas de otra manera”.

Las videollamadas también ayudan a prevenir la falta de comunicación, ya que se puede escuchar la inflexión de la voz de alguien y ver sus expresiones faciales y lenguaje corporal.

Mensajes con intención

Matthews dijo que ha visto menos conflictos en el lugar de trabajo en la era del trabajo remoto. Smith estuvo de acuerdo, sugiriendo que había menos oportunidades de enfrentamientos con el trabajo remoto en su empresa entre aquellos que tenían conflictos cuando estaban cara a cara.

Pero la ambigüedad de los mensajes de texto, los correos electrónicos y los mensajes directos puede provocar problemas de comunicación. Eso significa que no solo es importante que el método de comunicación tenga intención, sino que también la tenga el contenido del mensaje.

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Para evitar la falta de comunicación, Matthews sugirió ceñirse a los hechos con palabras objetivas y sin prejuicios.

Eso significa evitar términos como bueno, malo, correcto e incorrecto, dijo. En cambio, sugirió optar por eficaz, ineficaz, útil o “dañino”, que son menos críticos.

También se debe ser consciente de cómo se usa la puntuación o los emojis.

Claridad en la comunicación

“Cuando tenemos un diálogo verbal, no tenemos que pensar en el hecho de que tal vez un signo de exclamación pueda parecer crítico. O si estamos enviando mensajes de texto, que un emoji tal vez esté destinado a decir una cosa y se interprete como otra”.

Y no se trata solo de evitar ciertas palabras, puntuación o emojis. Se debe ser más claro sobre lo que se está tratando de comunicar cuando uno se encuentra en un entorno virtual, dijo Daly.

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“Lo que hay que hacer es ser más redundante, porque creemos que estamos comunicando algo claro a distancia, pero no recibimos el mismo tipo de retroalimentación”, dijo.

Una forma de hacerlo es dándoles a las personas un par de ejemplos diferentes cuando intenten explicar algo.

En el otro extremo de la conversación, se puede pedir una aclaración si no se está seguro de la intención del mensaje de alguien.

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“Es menos probable que veamos a las personas tener dificultades con la comunicación cuando se recuerdan a sí mismos que existe la posibilidad de que no comprendan completamente lo que se está comunicando”, dijo Matthews.

Además, se puede eliminar algunos de estos factores de incertidumbre levantando el teléfono o, mejor aún, participando en una videollamada.

Un equipo

Si bien hay menos conexión para aquellos que están acostumbrados a trabajar en una oficina, los empleados que trabajaban de forma remota antes de la pandemia están notando un bienvenido nivel de mayor inclusión.

Elizabeth Mockley trabajó desde casa como analista senior de sistemas de negocios en Central New Mexico Community College durante años.

Según le dijo a CNN, era difícil ser incluida en las reuniones cuando estaba fuera del campus. Sin embargo, contó que ya no fue un problema una vez que se abordaron los desafíos tecnológicos a medida que se enviaba a más empleados a trabajar desde casa.

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Antes de la pandemia, “me programaban reuniones en salas que no tenían el equipo o debía depender de alguien, como un gerente de proyecto, para que estuviera allí para poner en marcha el equipo”, dijo.

Chapman dijo que siente que su compañía también está ofreciendo una experiencia más equitativa para los trabajadores virtuales ahora que el trabajo remoto es más común.

Además, señaló que una reunión trimestral reciente de todo el personal que normalmente incluiría a 3.000 empleados en persona se llevó a cabo en línea.

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“Sigue siendo una cultura empresarial sólida. Pero ahora, en lugar de pensar primero en persona, podríamos pensar primero en lo digital”, dijo. “Pero todavía se trata de cómo construimos relaciones, cómo construimos el compromiso, cómo cuidamos a las personas”.

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