OPINIÓN | 10 reglas de oro para tener éxito en su reunión virtual

Nota del editor: Vanessa Marzán Toro es experta en comunicación estratégica, especialista en lenguaje no verbal, consultora y conferencista. Síguela en twitter @VaneMarzan y en Facebook @VaneMarzanT. Las opiniones expresadas en este comentario pertenecen exclusivamente a la autora. Ver más artículo de opinión en CNNe.com/opinion.

(CNN Español) — La forma de llevar el día a día de las empresas ha cambiado ante el reto global de la pandemia. Las compañías resilientes han entendido rápidamente que el valor de sus negocios radica en sus talentos, independientemente de que se comparta o no un espacio físico. De igual forma, las reuniones con prospectos de clientes han migrado al entorno virtual. La nueva realidad ha abierto los ojos a otra manera de conectarse, que trae múltiples beneficios y ahorros para las empresas. Una de las modalidades preferidas para reuniones internas y externas son las videollamadas.

El nuevo canal de comunicación viene acompañado de un cambio en las estrategias para potenciar la conexión con nuestro cliente interno (compañeros de trabajo y/o empleados) y con el cliente externo (clientes y/o proveedores).

Comparto algunos elementos a tomar en cuenta, y las estrategias que se deben implementar para asegurar el éxito de una reunión virtual:

1. Seleccione el programa ideal para el tipo de reunión de acuerdo con la cantidad de asistentes y el propósito deseado. Entre los programas más populares están Zoom Meetings y Microsoft Teams. Para evitar contratiempos que retrasen o afecten su reunión, comunique a los participantes con un tiempo razonable a los participantes cómo encontrar y bajar el programa seleccionado.

2. Tenga preparado un plan B: es común que en este tipo de reuniones se confronten problemas técnicos, muchas veces relacionados con la calidad de conexión de algunos participantes. Esa segunda opción podría ser FaceTime o una videollamada por WhatsApp.

3. Para asegurar la asistencia deseada a la reunión, envíe la invitación al menos con 3 días de anticipación.

4. Elija con estrategia la hora del encuentro: ¿va a trabajar un tema sencillo o, por el contrario, es un tema denso? Basándome en consultas con colegas, las mejores horas para reuniones son las 10:00 A.M. y las 3:00 P.M. Son horarios ideales porque no se está muy cerca de la hora de comer y se asocian al momento de tomar café. La reunión no debe sobrepasar las dos horas. Mientras más personas participen, más limitado debe ser el tiempo, para lograr mantener la atención de los invitados.

5. Seleccione el espacio adecuado: elegir el espacio para su reunión virtual puede determinar su éxito o fracaso. Escoja un lugar con ambiente controlado. Si va a estar frente a una cámara, colóquela a la altura de sus ojos. Tenga iluminación adecuada, y si es posible, tenga conectado el micrófono al celular o a la computadora.

6. Anticípese: envíe una agenda a sus invitados con los temas a discutir en la reunión. Con esa estrategia evitará que se desvíen de los asuntos de interés y termine la sesión con tópicos inconclusos.

7. Recuerde el modo “silencio”: mientras esté callado o no le toque hablar ponga el micrófono en modo “mute”. Muchas reuniones se convierten en una pesadilla por las constantes interrupciones de los integrantes que no están participando activamente.

8. Use el chat: realice preguntas y comentarios, evite las constantes interrupciones habladas.

9. Respete el tiempo de sus invitados: si es el anfitrión, comunique claramente por correo electrónico los acuerdos y tareas acordadas por las partes.

10. Evalúe el programa utilizado para la videoconferencia y analice si cumplió con sus expectativas y las de los participantes de la reunión.

Los cambios vienen acompañados de grandes retos, pero también de nuevas oportunidades para conectar con su audiencia. Adelante, y recuerde que #Todocomunica.

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